Conversie bestaande banknummers naar IBAN en SWIFT/BIC


Algemeen


In de loop van 2013 zal de ORIfin-programmatuur om worden gezet van banknummer naar IBAN-nummer + BIC-code (ook wel SWIFT-code). Binnen het Nederlandse betalingsverkeer is het bestaande banknummer voldoende om een rekening aan te duiden. De banken kiezen er echter voor om bij al het betalingsverkeer gebruik te gaan maken van de lange aanduidingen IBAN en BIC.


Het IBAN-nummer is het feitelijke rekeningnummer. Uit de Nederlandse versie van het IBAN-nummer is de BIC-code te destilleren, omdat in het IBAN-nummer ook een aanduiding staat welke bank het betreft.


Voorbeelden (rekeningnummers ORIfin Holland en ORIfin Sweden):


Bank

Bestaand rekeningnummer

BIC / SWIFT

IBAN-nummer

ING-bank

4727231

INGBNL2A

NL37INGB0004727231

SwedBank

903 260 070-3

SWEDSESS

SE9490000841789032600703



IBAN-nummer en BIC- of SWIFT-code


Het IBAN-nummer is het nieuwe banknummer. In de rest van de beschrijving zullen we dit nummer noemen: IBAN.


Het BIC-code is een andere benaming voor de reeds bestaande SWIFT-code. In de rest van de beschrijving zullen we deze code steeds noemen: BIC.



Opbouw BIC en IBAN


Opbouw: BIC :

     pos. 01 - 04:  Bankcode

     pos. 05 - 06:  Landcode

     pos. 07 - 08:  Locatiecode

     pos. 09 - 11:  FIliaalcode (als deze code ontbreekt, wordt het hoofdfiliaal bedoeld)


Opbouw IBAN :

     pos. 01 - 02: Landcode

     pos. 03 - 04: Controlecijfers (geldt niet voor alle landen)

     pos. 05 - 30: Geen standaard (de lengte is maximaal 30).


Het IBAN is dus een typische bank-“standaard”: alleen de landcode en deels de controlecijfers zijn vastgelegd, de rest is alleen per land vastgelegd.


(Voor meer informatie: zie http://en.wikipedia.org/wiki/International_Bank_Account_Number .)



Omzetting huidig banknummer naar BIC en IBAN


De Nederlandse banken hebben een internetsite in het leven geroepen waar u gebruik van kunt maken om de huidige banknummers om te zetten naar BIC en IBAN: www.ibanbicservice.nl . Wij gaan er van uit dat u zich aan heeft gemeld voor die site op het moment dat u gebruik gaat maken van de ORIfin-mogelijkheid om één en ander te converteren.


Het betreffende programma kunt u vinden onder menukeuze 4.2.9: “Aanmaken / verwerken bestand www.ibanbicservice.nl “. Verderop volgt een korte beschrijving van zowel het aanmaken als het verwerken.


N.B.! Denk er aan om uzelf eerst rechten toe te kennen voor dit nieuwe programma via menukeuze 5.8.1.



Gebruik van BIC binnen ORIfin


Aangezien de BIC (voor rekeninghouders van banken in Nederland) vast te stellen is vanuit IBAN, hoeft u in principe naast de IBAN niet ook nog eens de BIC op te geven. We hebben echter wel plaatsen voor BIC gereserveerd in de database, omdat we ook rekening willen houden met rekeningen van banken die NIET in Nederland zijn gevestigd. De werkwijze binnen ORIfin m.b.t. BIC wordt als volgt:


- Als naast een IBAN ook een BIC is opgegeven, wordt deze gebruikt.


- Als naast een IBAN geen BIC op opgegeven, wordt de BIC vastgesteld aan de hand van IBAN.


Waar staan de oude en nieuwe banknummers in de relatie-database?



Rubrieknummer

Rubrieknaam

223

Banknummer

224

Nummer Postbank

791

Extra rekeningnr-1

792

Extra rekeningnr-2

793

Extra rekeningnr-3

794

Extra rekeningnr-4

795

Extra rekeningnr-5

De oude banknummers (max. 7 nummers)


Rubrieknummer

Rubrieknaam

351

BIC / Swift - 1

352

BIC / Swift - 2

353

BIC / Swift - 3

354

BIC / Swift - 4

361

IBAN-nummer - 1

362

IBAN-nummer - 2

363

IBAN-nummer - 3

364

IBAN-nummer - 4

De nieuwe IBAN-nummers en BIC-codes

(max. 4 nummers, indien nodig kan dit worden uitgebreid)



Aanmaken bestand voor www.ibanbicservice.nl


Hiermee kunt u een bestand aanmaken dat geschikt is om te uploaden naar www.ibanbicservice.nl .


iban_aanmakenbestand.jpg

 

-    Welke relaties

 

Net zoals bij veel andere ORIfin-programma’s kunt u in dit programma aangeven van welke relaties er gegevens doorgegeven moeten worden. Normaal gesproken zult u hier kiezen voor de standaard: “Alle relaties”.

 


-    Welke banknummers

 

Normaal gesproken zult u van alle aangegeven relaties alle banknummers om willen zetten die in de database zijn opgeslagen. U kiest dan dus voor alle nummers. (Via een button kunt u alles in één keer aankruisen.) U kunt echter kiezen om niet alle nummers door te geven.

 

N.B.! Banknummers vooraf gegaan door een ster “*” worden NOOIT meegenomen.

 

-    Mapnaam uitvoer

 

Wij adviseren u om een aparte map aan te maken voor deze bestanden. Dat zou bijvoorbeeld kunnen zijn: “C:\IBAN”.

 

-    Bestandsnaam uitvoer

 

ORIfin stelt zelf deze naam vast en bestaat onder andere uit datum en tijd. Als extensie wordt CSV gekozen.

 

N.B.! U kunt de bestandsnaam en extensie aanpassen, maar wij raden dat ten sterkste af.


Door op “Start verwerking” te drukken wordt het bestand aangemaakt. Dit aangemaakte bestand kunt u uploaden op de site www.ibanbicservice.nl na eerst ingelogd te hebben.


Binnen één werkdag krijgt u via het door u opgegeven e-mail adres bericht dat het bestand is aangevuld met BIC en IBAN. Let op: de bestandsnaam is ongewijzigd!



Verwerken bestand van www.ibanbicservice.nl


Het bestand dat u kort tevoren heeft verzonden naar de site is nu aangevuld met BIC en IBAN. U moet weer even inloggen, waarna u het bestand kunt downloaden. Aangezien de bestandsnaam ongewijzigd is, raden wij u aan om dit bestand in een andere map te plaatsen dan het originele bestand. Dit is echter niet verplicht.


iban_verwerkenbestand.jpg

 

-    Map- en bestandsnaam invoer

 

Zoek het bestand op dat u zojuist heeft opgehaald van de site www.ibanbicservice.nl en druk op “Start inlezen”.


Het ingelezen bestand wordt in de tabel weergegeven, zodat u direct het resultaat kunt zien. Staan de originele ORIfin-gegevens onder de kop “IBAN-nummer” en zijn de verdere kolommen leeg, dan heeft u niet het juiste bestand ingelezen.

 

-    Toevoegen of overschrijven?

 

Bij “overschrijven” worden eerst de reeds bij de relaties voorkomende IBAN en BIC verwijderd.



Door op “Start verwerking” te drukken wordt de tabel omgezet naar een mutatie-bestand dat geschikt is voor verwerking met programma “Onderhoud relaties via tekstbestand”. Dit bestand wordt in dezelfde map geplaatst als het ingelezen CSV-file, krijgt dezelfde naam maar dan met extensie TXT.



Verwerken bestand van www.ibanbicservice.nl, deels aan de hand van een voorbeeld


In de database zijn 4 plaatsen gereserveerd voor zowel de BIC (rubrieken 351 t/m 254) als de IBAN (rubrieken 361 t/m 364). De rubrieken worden door bovenstaand programma paarsgewijs volgordelijk gevuld.


Stel: een relatie heeft twee banknummers maar nog geen IBAN-nummers. Na bovenstaande bewerkingen zullen dan de rubrieken IBAN-1/BIC-1 (351/361) en IBAN-2/BIC-2 (352/362) zijn gevuld.


Komt dezelfde relatie in een volgend bestand nogmaals voor met één banknummer, dan zijn er de volgende mogelijkheden:

 

-    Als u heeft gekozen voor “Overschrijven”: alleen de rubrieken IBAN-1/BIC-1 (351/361) zijn nog gevuld.

 

-    Als u heeft u gekozen voor “Toevoegen”, IBAN was al aanwezig: nieuw nummer wordt niet toegevoegd.

 

-    Als u heeft gekozen voor “Toevoegen”, IBAN was nog niet aanwezig: na uitvoering zijn de rubrieken IBAN-1/BIC-1 (351/361), IBAN-2/BIC-2 (352/362) en IBAN-3/BIC-3 (353/363) gevuld.


Het kan zijn dat u van een geldig banknummer GEEN IBAN + BIC terug krijgt. Dat is het geval als het banknummer niet meer in gebruik is. ORIfin plaatst dan een ster “*” vóór het originele banknummer bij die relatie.


N.B.! De site www.ibanbicservice.nl kan alleen constateren of het banknummer wel of niet in gebruik is. Er kan NIET worden gecontroleerd of het banknummer wel hoort bij de betreffende relatie!



Controleer het mutatieverslag!


Ervaringen van de helpdesk hebben ons geleerd dat het mutatieverslag van “Onderhoud relaties via tekstbestand” niet of nauwelijks wordt bekeken. We raden u echter aan om het in dit geval zeker wel te doen. Neem het verslag vluchtig door, door op het scherm te zoeken naar fouten.



Tussenfase: IBAN ingevoerd, programma’s werken nog met “oud” banknummer


U zult een moment moeten kiezen dat binnen ORIfin het IBAN bepalend wordt en niet meer het oude banknummer. Aangezien het oude banknummer onderdeel is van de nieuwe IBAN, is het voor ons vrij eenvoudig om de bestaande programma’s (vooruitlopend op de echte overstap) dusdanig aan te passen dat ze daar gebruik van gaan maken. Dit noemen wij de “tussenfase”.



Oplever-momenten diverse werkzaamheden


Hou hiervoor onze informatie in de gaten, zoals de nieuwsbrief. Daarin zullen wij steeds de meest recente planning publiceren. Belangrijke wijzigingen in die planning zullen u per e-mail worden toegezonden.



Mutatieschermen onderhoud relaties


De mutatieschermen binnen onderhoud relaties zijn geheel variabel en vallen als zodanig niet onder beheer van ORIfin Holland maar onder beheer van de ORIfin-gebruiker. Wij kunnen u daarvoor geen automatische oplossing aandragen.


Mocht u behoefte hebben om één of meer schermen aan te passen en u heeft zelf niet de kennis in huis (of u heeft er geen zin in) om dit zelf te doen, laat het dan even weten. Tegen vergoeding kunnen wij dit voor u aanpassen.



ORIfin Holland, maart 2013