In de loop van 2013 zal de ORIfin-programmatuur om worden gezet van banknummer naar IBAN-nummer + BIC-code (ook wel SWIFT-code). Binnen het Nederlandse betalingsverkeer is het bestaande banknummer voldoende om een rekening aan te duiden. De banken kiezen er echter voor om bij al het betalingsverkeer gebruik te gaan maken van de lange aanduidingen IBAN en BIC.

Het IBAN-nummer is het feitelijke rekeningnummer. Uit de Nederlandse versie van het IBAN-nummer is de BIC-code te destilleren, omdat in het IBAN-nummer ook een aanduiding staat welke bank het betreft.

Bank	Bestaand rekeningnummer	BIC / SWIFT	IBAN-nummer
ING-bank	4727231	INGBNL2A	NL37INGB0004727231
SwedBank	903 260 070-3	SWEDSESS	SE9490000841789032600703

Het IBAN-nummer is het nieuwe banknummer. In de rest van de beschrijving zullen we dit nummer noemen: IBAN.

Het BIC-code is een andere benaming voor de reeds bestaande SWIFT-code. In de rest van de beschrijving zullen we deze code steeds noemen: BIC.

pos. 09 - 11: FIliaalcode (als deze code ontbreekt, wordt het hoofdfiliaal bedoeld)

Het IBAN is dus een typische bank-“standaard”: alleen de landcode en deels de controlecijfers zijn vastgelegd, de rest is alleen per land vastgelegd.

De Nederlandse banken hebben een internetsite in het leven geroepen waar u gebruik van kunt maken om de huidige banknummers om te zetten naar BIC en IBAN: www.ibanbicservice.nl . Wij gaan er van uit dat u zich aan heeft gemeld voor die site op het moment dat u gebruik gaat maken van de ORIfin-mogelijkheid om één en ander te converteren.

Het betreffende programma kunt u vinden onder menukeuze 4.2.9: “Aanmaken / verwerken bestand www.ibanbicservice.nl “. Verderop volgt een korte beschrijving van zowel het aanmaken als het verwerken.

N.B.! Denk er aan om uzelf eerst rechten toe te kennen voor dit nieuwe programma via menukeuze 5.8.1.

Aangezien de BIC (voor rekeninghouders van banken in Nederland) vast te stellen is vanuit IBAN, hoeft u in principe naast de IBAN niet ook nog eens de BIC op te geven. We hebben echter wel plaatsen voor BIC gereserveerd in de database, omdat we ook rekening willen houden met rekeningen van banken die NIET in Nederland zijn gevestigd. De werkwijze binnen ORIfin m.b.t. BIC wordt als volgt:

- Als naast een IBAN geen BIC op opgegeven, wordt de BIC vastgesteld aan de hand van IBAN.

Rubrieknummer	Rubrieknaam
223	Banknummer
224	Nummer Postbank
791	Extra rekeningnr-1
792	Extra rekeningnr-2
793	Extra rekeningnr-3
794	Extra rekeningnr-4
795	Extra rekeningnr-5

Rubrieknummer	Rubrieknaam
351	BIC / Swift - 1
352	BIC / Swift - 2
353	BIC / Swift - 3
354	BIC / Swift - 4
361	IBAN-nummer - 1
362	IBAN-nummer - 2
363	IBAN-nummer - 3
364	IBAN-nummer - 4

Hiermee kunt u een bestand aanmaken dat geschikt is om te uploaden naar www.ibanbicservice.nl .

Net zoals bij veel andere ORIfin-programma’s kunt u in dit programma aangeven van welke relaties er gegevens doorgegeven moeten worden. Normaal gesproken zult u hier kiezen voor de standaard: “Alle relaties”.

Normaal gesproken zult u van alle aangegeven relaties alle banknummers om willen zetten die in de database zijn opgeslagen. U kiest dan dus voor alle nummers. (Via een button kunt u alles in één keer aankruisen.) U kunt echter kiezen om niet alle nummers door te geven.

N.B.! Banknummers vooraf gegaan door een ster “*” worden NOOIT meegenomen.

Wij adviseren u om een aparte map aan te maken voor deze bestanden. Dat zou bijvoorbeeld kunnen zijn: “C:\IBAN”.

ORIfin stelt zelf deze naam vast en bestaat onder andere uit datum en tijd. Als extensie wordt CSV gekozen.

N.B.! U kunt de bestandsnaam en extensie aanpassen, maar wij raden dat ten sterkste af.

Door op “Start verwerking” te drukken wordt het bestand aangemaakt. Dit aangemaakte bestand kunt u uploaden op de site www.ibanbicservice.nl na eerst ingelogd te hebben.

Binnen één werkdag krijgt u via het door u opgegeven e-mail adres bericht dat het bestand is aangevuld met BIC en IBAN. Let op: de bestandsnaam is ongewijzigd!

Het bestand dat u kort tevoren heeft verzonden naar de site is nu aangevuld met BIC en IBAN. U moet weer even inloggen, waarna u het bestand kunt downloaden. Aangezien de bestandsnaam ongewijzigd is, raden wij u aan om dit bestand in een andere map te plaatsen dan het originele bestand. Dit is echter niet verplicht.

Zoek het bestand op dat u zojuist heeft opgehaald van de site www.ibanbicservice.nl en druk op “Start inlezen”.

Het ingelezen bestand wordt in de tabel weergegeven, zodat u direct het resultaat kunt zien. Staan de originele ORIfin-gegevens onder de kop “IBAN-nummer” en zijn de verdere kolommen leeg, dan heeft u niet het juiste bestand ingelezen.

Bij “overschrijven” worden eerst de reeds bij de relaties voorkomende IBAN en BIC verwijderd.

Door op “Start verwerking” te drukken wordt de tabel omgezet naar een mutatie-bestand dat geschikt is voor verwerking met programma “Onderhoud relaties via tekstbestand”. Dit bestand wordt in dezelfde map geplaatst als het ingelezen CSV-file, krijgt dezelfde naam maar dan met extensie TXT.

Verwerken bestand van www.ibanbicservice.nl, deels aan de hand van een voorbeeld

In de database zijn 4 plaatsen gereserveerd voor zowel de BIC (rubrieken 351 t/m 254) als de IBAN (rubrieken 361 t/m 364). De rubrieken worden door bovenstaand programma paarsgewijs volgordelijk gevuld.

Stel: een relatie heeft twee banknummers maar nog geen IBAN-nummers. Na bovenstaande bewerkingen zullen dan de rubrieken IBAN-1/BIC-1 (351/361) en IBAN-2/BIC-2 (352/362) zijn gevuld.

Komt dezelfde relatie in een volgend bestand nogmaals voor met één banknummer, dan zijn er de volgende mogelijkheden:

- Als u heeft gekozen voor “Overschrijven”: alleen de rubrieken IBAN-1/BIC-1 (351/361) zijn nog gevuld.

- Als u heeft u gekozen voor “Toevoegen”, IBAN was al aanwezig: nieuw nummer wordt niet toegevoegd.

- Als u heeft gekozen voor “Toevoegen”, IBAN was nog niet aanwezig: na uitvoering zijn de rubrieken IBAN-1/BIC-1 (351/361), IBAN-2/BIC-2 (352/362) en IBAN-3/BIC-3 (353/363) gevuld.

Het kan zijn dat u van een geldig banknummer GEEN IBAN + BIC terug krijgt. Dat is het geval als het banknummer niet meer in gebruik is. ORIfin plaatst dan een ster “*” vóór het originele banknummer bij die relatie.

N.B.! De site www.ibanbicservice.nl kan alleen constateren of het banknummer wel of niet in gebruik is. Er kan NIET worden gecontroleerd of het banknummer wel hoort bij de betreffende relatie!

Ervaringen van de helpdesk hebben ons geleerd dat het mutatieverslag van “Onderhoud relaties via tekstbestand” niet of nauwelijks wordt bekeken. We raden u echter aan om het in dit geval zeker wel te doen. Neem het verslag vluchtig door, door op het scherm te zoeken naar fouten.

U zult een moment moeten kiezen dat binnen ORIfin het IBAN bepalend wordt en niet meer het oude banknummer. Aangezien het oude banknummer onderdeel is van de nieuwe IBAN, is het voor ons vrij eenvoudig om de bestaande programma’s (vooruitlopend op de echte overstap) dusdanig aan te passen dat ze daar gebruik van gaan maken. Dit noemen wij de “tussenfase”.

Hou hiervoor onze informatie in de gaten, zoals de nieuwsbrief. Daarin zullen wij steeds de meest recente planning publiceren. Belangrijke wijzigingen in die planning zullen u per e-mail worden toegezonden.

De mutatieschermen binnen onderhoud relaties zijn geheel variabel en vallen als zodanig niet onder beheer van ORIfin Holland maar onder beheer van de ORIfin-gebruiker. Wij kunnen u daarvoor geen automatische oplossing aandragen.

Mocht u behoefte hebben om één of meer schermen aan te passen en u heeft zelf niet de kennis in huis (of u heeft er geen zin in) om dit zelf te doen, laat het dan even weten. Tegen vergoeding kunnen wij dit voor u aanpassen.