Beknopte beschrijving “Kostenverdeling”

Terminologie: kostenverdeling

In deze beknopte beschrijving wordt onder “kostenverdeling” steeds verstaan: het verdelen van kosten OF opbrengsten over meerdere periodes, eventueel in meerdere boekjaren.

Plaats op het menu

De programma’s die speciaal voor dit onderdeel zijn ontwikkeld zijn te vinden onder de menukeuze “Sub-administraties”, “Verdelen kosten / opbrengsten over periodes”.

Eenmalige handelingen: activeren onderdeel

Als gebruik gemaakt mag maken van dit onderdeel (dus zodra de licentie is verkregen) kan per administratie via programma “Instellingen financiële administratie” dit onderdeel eventueel in worden geschakeld. Het advies is om, als u het heeft ingeschakeld, dit niet meer uit te schakelen. Maar anders dan bij de andere twee sub-administraties heeft uitschakelen hier geen dramatische gevolgen.

Eenmalige handelingen, muteerbaar: instellen standaards

Via “Onderhoud kostenverdelingen”, optie “Standaard instellingen” kunnen de standaards worden ingebracht, zie ook onder “Gevolg activering”. Bij de keuze tussen “Periodeboekingen” en “Jaarboekingen” adviseren wij om te kiezen voor “Periodeboekingen”, zie ook “Jaarafsluiting”.

Per boekingsregel: eventueel activeren verdeling

Bij ingeschakelde kostenverdeling is op het scherm van programma “Onderhoud boekingen” een optie zichtbaar “Verdelen over periodes”. Die optie kan bij elke regel worden aangekruist indien sprake is van een balansrekening, met uitzondering van balansrekeningen die de andere sub-administraties activeren: “debiteuren / crediteuren” en “investeringen / afschrijvingen”.

Gevolg activering: aanmaken kostenstuk en completeren kostenstuk

Als bij één of meer regels van een boeking de betreffende optie is aangekruist, wordt (nadat de boeking is opgeslagen) het programma opgestart “Onderhoud kostenverdelingen” )’. Van elke aangekruiste regels wordt nu de volgende informatie gevraagd:

- Omschrijving = omschrijving boekingsregel

- Kostentotaal = bedrag boekingsregel

- Datum kosten = boekingsdatum

- Aantal maanden = .... (deze zal nu moeten worden opgegeven)

- Start verdeling = afhankelijk van standaard, opgegeven in “Standaard instellingen”

- Maand juist / maand 30 dagen = afhankelijk van standaard, opgegeven in “Standaard instellingen”

- Hoe afronden = afhankelijk van standaard, opgegeven in “Standaard instellingen”

- Rest tellen bij eerste of laatste maand = afhankelijk van standaard, opgegeven in “Standaard instellingen”

- Grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager balans = gegevens boekingsregel

- Grootboekrekening verlies & winst = .... (deze zal nu moeten worden opgegeven)

- Kostenplaats, kostendrager verlies en winst = gegevens boekingsregel

Alleen de onderstreepte gegevens moeten nu dus worden opgegeven (het zogenaamde “completeren” van het kostenstuk), de overige gegevens worden overgenomen uit de boekingsregel of worden mede bepaald door de opgegeven standaards.

)’ = Als ook onderdeel “Investeringen / afschrijvingen” actief is en in de boeking komen regels voor die gekoppeld zijn aan die sub-administratie, dan zal eerst programma “Onderhoud investeringen” worden opgestart om die gegevens te completeren.

Overige programma’s kostenverdeling

Er is zowel een zoekprogramma als een printprogramma waarmee de nodige gegevens naar voren kunnen worden gehaald.

Overzicht boekingen per dagboek

Het is hier mogelijk om eventueel af te drukken per kostenverdeling-boekingsregel: het aantal maanden en de startdatum van de verdeling.

Overzicht “Vergelijken (budgetten, transacties, periodes, enz.)”

Zowel van kostenstukken als van investeringstukken is aan te geven of ze moeten worden afgedrukt / meegeteld. Als ze moeten worden verwerkt, moet u ook nog aangeven in hoeverre de voorlopige boekingen tijdelijk moeten worden omgezet naar “echte” boekingen, voordat daar (net als bij de echte boekingen) de overige selecties op worden losgelaten.

Voorbeeld: U geeft bij de voorlopige boekingen aan dat ze mee moeten worden genomen van 01-01-2011 tot en met 31-12-2011. Dit veroorzaakt dat de voorlopige boekingen die binnen die data vallen tijdelijk worden gekopieerd naar echte boekingen. Als selectiecriterium geeft u verder aan dat er (voor alle boekingen) moet worden geselecteerd op periode 2010-10 tot en met 2011-03. Deze combinatie heeft tot gevolg dat de voorlopige boekingen vanaf 01-01-2011 tot en met periode 2011-03 worden verwerkt.

N.B.: Als u bij voorlopige boekingen kiest voor selectie op periodes, dan worden die eerst omgezet naar datums. Als u werkt met “Maand = 30 dagen” heeft dat tot gevolg dat bij selectie tot en met periode 02 niet 30 dagen worden berekend, maar 28 of 29.

Overzichten “Boekingen per grootboek”, “Proef- /saldi-balans” en “Verlies- en winstrekening”

Gelijk aan overzicht “Vergelijken (budgetten, transacties, periodes, enz.”.

Jaarafsluiting

Voor of tijdens de definitieve jaarafsluiting kunnen de voorlopige boekingen, voor zover ze betrekking hebben op het oudste nog niet afgesloten boekjaar, worden omgezet naar echte boekingen. Die boekingen worden dan definitief en kunnen niet meer worden gewijzigd. Wijzigingen op de berekening binnen een kostenstuk hebben dan alleen gevolgen voor de nog resterende jaren dat het kostenstuk loopt.

Voordat de boekingen worden omgezet, worden enkele controles uitgevoerd op de kostenstukken. Die controle kan ook apart worden uitgevoerd.

Periodeboekingen / jaarboekingen

Zodra een kostenstuk is gecompleteerd, zijn ook de voorlopige kostenboekingen per periode voorbereid. Bij de jaarafsluiting zullen deze voorlopige boekingen één op één worden omgezet naar echte boekingen. U kunt echter bij de instellingen ook kiezen voor “Jaarboekingen”. In dat geval worden de periodeboekingen van het af te sluiten boekjaar getotaliseerd tot één jaarboeking. Voordeel: de database wordt uitgebreid met 1 of 2 boekingen in plaats van met 12 of 13 boekingen. Er is echter één groot nadeel: zodra de boekingen zijn omgezet naar echte boekingen kunnen de kosten niet meer per periode worden bekeken. We adviseren daarom om te kiezen voor “Periodeboekingen”.

N.B.: In feite is de keuze “Jaarboekingen” mogelijk omdat dit nog de huidige gang van zaken is binnen het onderdeel “Investeringen / afschrijvingen”. Dit onderdeel is inmiddels ook omgezet naar boekingen per periode. Echter, de reeds aanwezige investering-stukken bevatten alleen jaar-boekingen, vandaar dat bij reeds bestaande investeringstukken slechts één of twee jaarboekingen worden aangemaakt.

Denk er aan: beveiliging

Denk er aan dat de beveiliging van ORIfin altijd verhindert dat nieuwe programma’s worden opgestart door welke gebruiker dan ook, inclusief de beheerder. Zorg er daarom allereerst voor dat uzelf beheersrechten heeft voor alle programma’s.

Verder moet u er ook aan denken dat gebruikers die boekingen inbrengen met kostenverdelingen minimaal muteerrechten moeten hebben voor “Onderhoud kostenverdelingen”. (Iets soortgelijks geldt overigens ook voor het onderdeel “Investeringen / afschrijvingen”.) Mocht een gebruiker “Onderhoud boekingen” opstarten die niet voldoende rechten heeft voor “Onderhoud kostenverdelingen” of “Onderhoud investeringen”, dan zal een waarschuwing verschijnen bovenin het scherm van “Onderhoud boekingen”.

Op- of aanmerkingen

“Kostenverdeling” is een nieuw onderdeel, afgeleid van onderdeel “Investeringen / afschrijvingen”. Mochten er vragen zijn of mocht u op- of aanmerkingen hebben, dan houden wij ons aanbevolen voor commentaar. Eén en ander wil uiteraard niet zeggen dat elke op- of aanmerking ook daadwerkelijk zal leiden tot aanpassingen van de programmatuur.