Sub-administratie debiteuren / crediteuren
Sub-administratie investeringen / afschrijvingen
ORIfin is dusdanig van opzet dat “buitenstaanders” weinig kwaad kunnen aanrichten aan de database. Uiteraard is bij voldoende hardware-kennis vernietiging mogelijk. ORIfin is echter dusdanig opgezet dat een back-up eenvoudig en snel gemaakt kan worden. Er is ook rekening gehouden met het maken van zogenaamde “archief-back-up’s” op een andere schijf dan de schijf waar de originele database op draait.
De boekingen worden zonder uitzondering volgordelijk opgeslagen. Voor de ORIfin-gebruiker lijkt het mogelijk te zijn om ingebrachte boekingen (alsmede de sub-administraties debiteuren/crediteuren en investeringen / afschrijvingen) te wijzigen en te verwijderen. Wat er echter fysiek gebeurt is dat de originele post een indicatie krijgt “gewijzigd” of “verwijderd”. Deze informatie is ook altijd weer via een overzicht op te vragen.
Binnen ORIfin zijn diverse verdichtingen mogelijk. Het verdichten beperkt zich echter tot afgesloten boekjaren. U hoeft bijvoorbeeld nooit bang te zijn dat posten met de aanduiding “verwijderd” of “gewijzigd” binnen het nog niet afgesloten boekjaar ook fysiek worden verwijderd.
Er wordt een saldo bijgehouden in de informatie van elk grootboeknummer dat in de database wordt beschreven. Dit saldo is alleen zichtbaar als u informatie opvraagt van de tabel met grootboeknummer en is alleen een hulpmiddel. Dit saldo kan een enkele keer gaan afwijken van het echte (door beginsaldo en boekingen bepaalde) saldo. Vandaar dat op overzichten van boekingen en dergelijke altijd het saldo berekend wordt.
Sub-administratie debiteuren / crediteuren
Elke boeking in deze sub-administratie zal via grootboek moeten lopen. Op deze wijze kan er nooit een verschil ontstaan tussen grootboek en deze sub-administratie. Mocht er ooit alsnog een verschil ontstaan door technische problemen, dan kan alleen de leverancier dit probleem oplossen. Wij zullen een dergelijk opgelost probleem altijd laten vergezellen van een e-mail. Als accountant kunt u zich altijd tot ons richten of wij een dergelijke correctie voor een bepaalde ORIfin-klant hebben verricht.
Op de lijst “Openstaande posten” is ook altijd te zien of het saldo van die lijst overeen komt met het saldo van de betreffende grootboekrekeningen. In eerste instantie wordt hier het opgeslagen saldo vermeld. U kunt echter ook aangeven dat u de saldi debiteuren / crediteuren opnieuw berekend wilt zien. (Zie vorige alinea: “Grootboeksaldi”.)
Sub-administratie investeringen / afschrijvingen
Anders dan bij de sub-administratie debiteuren / crediteuren is het hier WEL mogelijk om boekingen te plegen los van het grootboek. Dit zijn dan echter wel uitzonderingen. De reden is dat een reeds lang geleden aangeschaft investeringstuk nog steeds op de balans kan staan. Een dergelijk “oud” investeringstuk kan dus handmatig wordt ingebracht, los van het grootboek.
ORIfin werkt met “voorlopige afschrijvingen”. Dat wil zeggen: van een lopende boekjaar kunt u per selectiedatum een lijst krijgen van afschrijvingen alsof deze geboekt zouden zijn. Deze voorlopige boekingen zijn duidelijk de onderscheiden van de werkelijke boekingen. Op deze manier wordt voorkomen dat er vervuiling door het jaar heen ontstaat van afschrijf-boekingen en correcties daar op.
U kunt van de ORIfin-klant vragen om deze voorlopige afschrijvingen definitief te maken. De ORIfin-klant doet dit door een deel van de jaarafsluiting te draaien.
Boekingen en de sub-administraties kunnen op diverse overzichten worden uitgedraaid. Mocht u een overzicht wensen dat niet mogelijk lijkt, laat het ons weten. Wellicht dat wij u alsnog die mogelijkheid kunnen geven.
Binnen ORIfin is het mogelijk dat de beheerder beperkingen heeft opgelegd aan gebruikers. Dat kan dan gevolgen hebben voor de mogelijkheden die deze gebruiker heeft en/of voor de mogelijkheid die deze gebruiker heeft om alle informatie in te zien. Een overzicht waar om deze redenen niet alle informatie wordt weergegeven, zal daarom beginnen met een attentiemelding waar deze beperking in staat beschreven.
Elke ORIfin-overzicht begint met de selectie-parameters die de basis vormen voor de selectie van posten die op de lijst verschijnen. De ORIfin-gebruiker heeft de mogelijkheid om deze selectie-informatie niet weer te geven. (In plaats van de selectie-informatie wordt dan een melding weergegeven dat de selectie-informatie is weggelaten.) Omdat op dat moment belangrijke informatie voor u als accountant niet zichtbaar zou kunnen zijn, raden wij u aan om de ORIfin-gebruiker te vragen deze informatie altijd zichtbaar te laten zijn op de lijsten die voor u van belang zijn.
Als de jaarcijfers beschikbaar komen, zal dat in eerste instantie zijn aan de hand van voorlopige cijfers. Als de cijfers worden opgeleverd moet de ORIfin-beheerder de instellingen dusdanig wijzigen, dat tijdelijk niet meer geboekt kan worden in het af te sluiten boekjaar. Dit voorkomt dat er per abuis alsnog wordt geboekt in dit boekjaar. (Een gebruiker met beheersrechten kan overigens op dat moment nog WEL boeken in dat boekjaar.) Naar aanleiding van de controle zullen boekingen worden toegevoegd en nadat die cijfers zijn gecontroleerd kan definitief worden afgesloten.
Belangrijk in deze is wanneer wordt besloten om de automatische afschrijvingen definitief te maken. Ons advies is om bij de voorlopige cijfers de afschrijvingen nog niet definitief te maken. Denk er echter wel aan om te letten op de datum tot wanneer de voorlopige afschrijvingen berekend moeten worden. Bij lijsten t.b.v. de jaarafsluiting zal die datum altijd moeten zijn “tot en met 31-12-jjjj” waarbij ‘jjjj’ het boekjaar is dat wordt afgesloten.
De jaarafsluiting binnen ORIfin is definitief. Dat wil zeggen dat een afsluiting alleen op te heffen is door een back-up terug te zetten van VOOR de jaarafsluiting.