Binnen de database van ORIfin wordt veel gebruik gemaakt van tabellen (bestanden) met basisgegevens. Voorbeelden daarvan zijn grootboeken, dagboeken, kostenplaatsen, BTW-codes maar ook relaties, lijstdefinities, bijdragesoorten, enz.

Voor al deze basisgegevens bestaan er drie basisfuncties binnen ORIfin:

- onderhouden van de basisgegevens per element, soms ook groepsgewijs onderhoud mogelijk

- zoeken in de basisgegevens aan de hand van selectiecriteria

- printen van de basisgegevens op basis van selectiecriteria

De basisfuncties zijn op te starten vanaf het menu maar worden ook op diverse plaatsen binnen ORIfin aangeroepen. Dat kan gebeuren op de volgende manieren:

- via een eenvoudige antwoordmogelijkheid

voorbeeld: vraag “Relaties met relatiesoort” in “Overzicht facturen, betalingen, enz.”

- via een “antwoord-box” met vaste mogelijkheden

voorbeeld: vraag “Tegenrekening” in “Onderhoud dagboeken”

- via een uitgebreide tabel

voorbeeld: selecteer dagboeken in “Overzicht facturen, betalingen, enz.”

➔ N.B. De stijl en kleuren waarmee bovenstaande tabellen op het scherm verschijnen kunt u zelf instellen in ORIfin via programma “Algemene set-up ORIfin”. Zie hiervoor ook beschrijving 1.1 “ORIfin in grote lijnen”.

Zoeken in de basisgegevens

Hoewel elke ORIfin-gebruiker na verloop van tijd wel enkele dagboek- en grootboeknummers zal kunnen opnoemen, is het onmogelijk om elk basiselement te kennen. Vandaar dat er in ORIfin uitgebreide zoekmethodes zijn ingebouwd.

Als u als ORIfin-gebruiker dus weet hoe u de zoekmethodes kunt benaderen, is het niet nodig om nummers te onthouden of lijsten naast uw toetsenbord te hebben liggen. De zoekfuncties zijn op te starten vanuit de aanroep-methodes zoals deze hiervoor zijn beschreven. Hoe dit aanroepen gebeurt, wordt verderop beschreven.

Onderhoud en lijsten

Uiteraard moet het ook mogelijk zijn om wijzigingen aan te brengen in de diverse basisgegevens. Daarnaast kan een overzicht met basisgegevens op papier ook best wel eens handig zijn, ondanks de uitgebreide methodes op het scherm. De onderhoudsfunctie en de printfunctie zijn, net als de zoekfunctie, vanuit elke aanroep van het betreffende basisgegeven aan te roepen.

Hoe moeten de zoek-, onderhouds- en lijst-functie worden aangeroepen?

Hoe u de functies moet aanroepen, hangt af van de aanroepmethode. In alle gevallen is het mogelijk om de functies via de muis en het toetsenbord aan te roepen. Hierna wordt per aanroepmethode beschreven hoe u de functies op kunt starten en welke extra mogelijkheden u daarbij krijgt aangeboden.

Variabele functietoetsen

Vanaf ORIfin versie 8.4 is het mogelijk om als gebruiker zelf te bepalen welke Ctrl-toets gebruikt moet worden voor welke functie. Dit is zowel mogelijk voor functies binnen de “eenvoudige antwoordmogelijkheid” en de “antwoordbox” als voor de “uitgebreide tabel”.

Functietoetsen “eenvoudige antwoordmogelijkheid” en “antwoordbox”

Functie	Default Ctrl-toets	Algemene benaming)’
Opstarten onderhoudsprogramma	Ctrl-O	Ctrl-Ma
Zoeken, cursor verschijnt onderaan in zoeksleutel	Ctrl-S	Ctrl-Sc2
Zoeken, cursor verschijnt in tabel	Ctrl-F	Ctrl-Sc1
Opstarten printprogramma	Ctrl-P	Ctrl-Pr
Oproepen pop-up menu	Ctrl-U	Ctrl-PU

Functietoetsen “uitgebreide tabel”

Functie	Default Ctrl-toets	Algemene benaming)’
Sorteer tabel	Ctrl-S	Ctrl-Sort
Print tabel	Ctrl-P	Ctrl-Print
Wegschrijven tabel	Ctrl-W	Ctrl-Write
Zoeken aan- / uitschakelen	Ctrl-Y	Ctrl-ScOnOff
Opnieuw laden tabel	Ctrl-L	Ctrl-Load
Opnieuw opbouwen selectie (intern)	Ctrl-K	Ctrl-Build
Alles selecteren n.b.! vaste Ctrl-toets!	Ctrl-A	Ctrl-SelAll

➔ “Algemene benaming”: dit is de benaming van de toetsen in de rest van de handleiding.

Functies onder “eenvoudige antwoordmogelijkheid” / “antwoord-box met vaste mogelijkheden”

De aanroep beschrijven we aan de hand van onderstaand voorbeeld: de vragen “Relaties Vanaf” en “T/m” zoals deze is te vinden in “Overzicht facturen, betalingen, enz.” en andere programma’s.

Zodra de cursor zich bevindt in het antwoordvak achter “Relaties Vanaf” en “T/m” krijgt u via de rechter muisknop (of via Ctrl-PU) het volgende “popup-menu” te zien (de onderste regel ontbreekt bij “Relaties Vanaf”):

De basisfuncties zijn beschikbaar vanuit elk antwoordvak, met uitzondering van de functies die gelijk zijn aan het aanroepende programma. Voorbeeld: in programma “Onderhoud dagboeken” zal in het popup-menu de mogelijkheid “start onderhoudsprogramma” ontbreken.

In sommige gevallen (zoals bij bovenstaand voorbeeld bij de vraag “T/m”) zijn extra functies mogelijk.

Oproepen extra functies in ORIfin tot en met versie 8.1

De hier beschreven mogelijkheden zijn beschikbaar in ORIfin vanaf versie 8.2. Daarvoor konden deze functies alleen voor een deel worden opgestart via toetscombinaties (zoals de hierna beschreven toets-combinaties Ctrl-SC1, -SC2, -Ma, -Pr en -PU) en door het indrukken van knoppen direct naast de aanroepen via “eenvoudige antwoordmogelijkheid” en “antwoord-box met vaste mogelijkheden”. Dit zag er als volgt uit:

Aanroep via toetsenbord, rechtstreeks

Zoals hiervoor al staat aangegeven kan het popup-menu ook worden aangeroepen door Ctrl-PU te geven in het antwoordvak. De mogelijkheden die in het popup-menu staan genoemd kunnen echter ook rechtreeks via het toetsenbord worden aangeroepen als volgt:

Ctrl-SC1 / Ctrl-SC2 start het zoek- / selectieprogramma

Het zoekprogramma wordt gestart dat behoort bij het betreffende basisgegeven. U kunt in dat zoekprogramma basisgegevens selecteren. Die selectie wordt dan teruggegeven aan het aanroepende programma.

Ctrl-Ma start het onderhoudsprogramma

Het onderhoudsprogramma wordt gestart dat behoort bij het betreffende basisgegeven. Als u de nodige wijzigingen heeft aangebracht en het onderhoudsprogramma beëindigt, keert u terug in het aanroepende programma. De inmiddels aangepaste basisgegevens zullen opnieuw worden geladen waarbij een eventueel gemaakte selectie bewaard blijft.

Ctrl-Pr start het printprogramma

Het ORIfin-printprogramma wordt gestart dat behoort bij het betreffende basisgegeven. In dat printprogramma kent kunt u via diverse vragen m.b.t. selecties en lijstuitvoering de lijst maken zo u wenst.

De extra mogelijkheid “Maak “t/m” gelijk aan “vanaf”” zoals hiervoor genoemd is altijd aan te roepen via de eenvoudige toets “=”.

Aanroep via toetsenbord, vanuit het popup-menu

Vanuit het popup-menu is het ook altijd mogelijk om de onderliggende functies aan te roepen via sneltoetsen. Welke toetsen het zijn kunt u zien aan het teken in de tekst dat onderstreept is.

Voorbeeld: uitgaande van de hiervoor genoemde vraag “T/m” zijn de functies vanuit het popup-menu aan te roepen vanaf het toetenbord via:

“Z” start het zoek- / selectieprogramma

Beschrijving: zie hiervoor bij “Aanroep via toetsenbord, rechtstreeks”

“O” start het onderhoudsprogramma

Beschrijving: zie hiervoor bij “Aanroep via toetsenbord, rechtstreeks”

“P” start het printprogramma

Beschrijving: zie hiervoor bij “Aanroep via toetsenbord, rechtstreeks”

en de extra mogelijkheid “M”: maak het antwoord achter “T/m” gelijk aan het antwoord achter “Vanaf”.

Door de combinatie Ctrl-U en de sneltoetsen is dus elke functie aan te roepen, ook de eventuele extra functies.

Extra mogelijkheden vanuit antwoordvak “Relatie”

Als u in een antwoordvak wordt gevraagd om een relatienummer, dan kunt u daar ook een naam opgeven gevolgd door de tab-toets. Het zoekprogramma relaties zal dan automatisch worden gestart met als zoekgegeven de door u opgegeven (deel van een) naam.

Verder is het mogelijk om bij de antwoordvakken relaties een relatienummer op te geven uit een ander pakket waar ORIfin mee verbonden is. U dient dan het opgegeven nummer vooraf te laten gaan door een ster EN een letter die het andere pakket aangeeft. De letter mag een kleine letter of een hoofdletter zijn. Het ORIfin-relatienummer zal dan via een conversietabel van het betreffende pakket worden gevonden.

U kunt kiezen tussen de volgende letters:

B - nummer externe instanties @VO

D - persoonsnummer @VO

E - debiteuren Magister

F - leerlingen Magister

L - (oud) leerlingen ORIAS en Schoolfact

M - crediteuren Exact

N - debiteuren Exact

Voorbeeld: als u intikt *F100234<Tab> zal een poging worden gedaan om het ORIfin-relatienummer te vinden dat hoort bij leerlingnummer 100234 in Magister.

Functies onder “uitgebreide tabel”

In dit geval heeft u nog meer mogelijkheden dan bij de “eenvoudige antwoordmogelijkheid” en de “antwoord-box met vaste mogelijkheden”. We gaan hier de mogelijkheden beschrijven aan de hand van een voorbeeld uit programma “Boekingen per grootboek” waarbij u kunt selecteren welke grootboeknummers moeten worden verwerkt. (Dezelfde tabel met dezelfde mogelijkheden is te vinden in een aantal andere programma’s.)

Zodra de cursor zich ergens bevindt in het tabelgebied krijgt u via de rechter muisknop het volgende “popup-menu” te zien:

Dit popup-menu is niet via het toetsenbord op te roepen, maar enkele van deze functies van het popup-menu zijn wel via het toetsenbord op te starten. U kunt dit verderop in de beschrijving lezen.

Met de functies uit het popup-menu kunt u (gegroepeerd per bewerkingsgroep) het volgende doen:

Functies t.b.v. het (de-)selecteren van basisgegevens

Zet vakje bij actuele regels

Plaats een vinkje voor de regels die op dat moment actief / actueel zijn)’. U selecteert hiermee de betreffende basisgegevens en u kunt daarna een bewerking starten.

Haal vinkje weg bij actuele regels

Haal alle vinkjes weg voor alle basisgegevens. Op dat moment is er sprake van een zogenaamde “lege selectie” waar u geen bewerking mee kunt starten.

Geef lijstje met aangevinkte regels

Geef op het scherm in het kort alle basisgegevens weer waar u een vinkje voor heeft geplaatst. Op die manier is snel te zien of u de juiste selectie gemaakt heeft voor een bewerking.

)’ - “Actieve / actuele regels”: dit is de regel of zijn de regels van de tabel die u met de linker muisknop heeft geaccentueerd om er daarna één of andere actie mee te verrichten.

Functies t.b.v. de tabel zelf

Print tabel zoals op scherm )’

De tabel zoals deze op het scherm staat kan rechtstreeks worden geprint. Let wel: er kan GEEN selectie worden gemaakt.

Schrijf tabel weg )’

De tabel zoals deze op het scherm staat kan rechtstreeks worden weggeschreven als CSV-file. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het door u in ORIfin opgegeven scheidingsteken. Let wel: er kan GEEN selectie worden gemaakt. Wel wordt de vraag gesteld op de kopregel van de tabel moet worden meegenomen.

Extra mogelijkheid tabel grootboek: bij onderhoud grootboek heeft u de mogelijkheid om een tabel met mutaties aan te leveren. De opbouw van dit CSV-file is gelijk aan de uitvoer van de hier beschreven optie.

Sorteer tabel )’

Sorteer de tabel op de door u aangegeven kolom. Als u 2 x achter elkaar op dezelfde kolom sorteert, zal de sortering “aflopend” plaats vinden.

Het is ook mogelijk de tabel te sorteren door op het kopje van de betreffende kolom te klikken.

Herlaad tabel met behoud selectie

U kunt vanuit dit programmaonderdeel het bijbehorende onderhoudsprogramma opstarten. Als u daarbij toevoegingen doet of wijzigingen aanbrengt, zal de betreffende tabel automatisch opnieuw worden geladen. Als u echter apart van dit programmaonderdeel het mutatieprogramma heeft gebruikt (of inmiddels zijn vanaf een andere werkplek de basisgegevens gewijzigd), dan zal de tabel handmatig moeten worden geladen. Als u tenminste gebruik wilt maken van de wijzigingen die aangebracht zijn in de basisgegevens.

Een eventueel reeds gemaakt selectie blijft bewaard. Dit houdt dus in dat de vinkjes blijven staan voor de basisgegevens die u al had geselecteerd.

Initieer kolombreedtes

U kunt deze optie kiezen als u om welke reden dan ook de kolombreedtes opnieuw initieel laten zetten zodat alle gegevens er net weer in passen.

Zoeken-in-tabel aan / uit )’

Hiermee kunt u de interne zoekmogelijkheid van de betreffende tabel aan- of uitzetten.

)’ - ORIfin maakt bij enkele van de hiervoor vermeldde functies gebruik van ingebouwde mogelijkheden die worden aangeboden door de leverancier van Delphi-ontwikkelmodules. Wij zijn hierbij grotendeels afhankelijk van die leverancier, waardoor de werking en uitvoering buiten de verantwoording valt van de leverancier van ORIfin. Uiteraard kunt u wel bij onze helpdesk terecht voor eventuele vragen over of problemen met deze functie.

Basisfuncties t.b.v. de basisgegevens

Dit zijn dezelfde functies die ook altijd aan te roepen zijn vanuit de “eenvoudige antwoordmogelijkheid” en de “antwoord-box met vaste mogelijkheden” en behoeven geen nadere uitleg.

Start zoek- / selectieprogramma

Start onderhoudsprogramma

Start printprogramma

De functies benaderen via het toetenbord

Zodra de cursor zich ergens bevindt in het tabelgebied kunt u via de volgende toetencombinaties functies oproepen (zie ook “Variabele functietoetsen” voorin deze handleiding):

Ctrl-Print - Print tabel zoals op scherm

Ctrl-Write - Schrijf tabel weg

Ctrl-Sort - Sorteer tabel (daarna wordt gevraagd op welk kolomnummer)

Ctrl-ScOnOff - Zoeken-in-tabel aan / uit

➔ N.B.! Aangezien elke gebruiker zelf kan bepalen welke Ctrl-toets voor welke functie gebruikt wordt, kunnen we hier geen vaste toets-combinaties aangeven.

Extra mogelijkheden “Uitgebreide tabel”

Naast de functies die via het popup-menu of via een toets-combinatie opgeroepen kunnen worden zijn er nog volgende enkele extra mogelijkheden. Niet alle functies zijn in alle situaties mogelijk en toegestaan.

Kolom verplaatsen

Via de linker muisknop de bovenste cel klikken-en-vasthouden en deze verschuiven naar de gewenste plaats.

Kolombreedte aanpassen

Via de linker muisknop klikken-en-vasthouden op de scheidslijn tussen de betreffende kolom en de volgende kolom.

Regel verplaatsen

Via de linker muisknop de meest linkse cel klikken-en-vasthouden en verplaatsen naar de gewenste plaats.

Alle gegevens van deze tabel selecteren (aanvinken) of de-selecteren (vinkje weghalen)

In bijna alle gevallen is er in de meest linkse cel in de kopregel ook een mogelijkheid om een vinkje te plaatsen. Doet u dat, dan worden alle basisgegevens in de tabel geselecteerd. Haalt u daar het vinkje weg, dan worden alle basisgegevens in de tabel gede-selecteerd. (Na die laatste actie is er sprake van een zogenaamde “lege selectie”.)

Individueel selecteren (aanvinken) of de-selecteren (vinkje weghalen)

U kunt een individueel basisgegeven selecteren of de-selecteren door dubbel op de betreffende regel te klikken of door enkel te klikken op de cel waar het vinkje wordt geplaatst.

Extra mogelijkheid “Uitgebreide tabel” in zoek- / selectie-programma’s

Naast de hiervoor genoemde mogelijkheden voor de aanroep van een basisgegeven via “Uitgebreide tabel” bestaat er in de speciale zoek- en selectie-programma nog een extra mogelijkheid:

Selecteer en verlaat programma

Door <Enter> te geven op een regel in de uitgebreide tabel wordt het basisgegeven op die regel geselecteerd (of als deze al was aangevinkt: gede-selecteerd!) en het zoekprogramma beëindigd. Dit is dus een snelle methode om het juiste basisgegeven te selecteren en direct terug te gaan naar het aanroepende programma.

Welke basisgegevens zijn er?

Binnen ORIfin hebben we te maken met de volgende basisgegevens, gegroepeerd per onderdeel (tussen haakjes staat de interne 4-letterige code):

- systeem

- gebruikers, met gebruikersrechten (Susr)

- administraties (Sadm)

- beschrijving database (Sdbr)

- lijstdefinities lijstgenerator (Slys)

- categorieën lijstdefinities lijstgenerator (Scat)

- relaties

- relatiegegevens (Rrel)

- selectie relaties (Rsel)

- mutatieschermen (Rscr)

- relatiesoorten (Rsrt)

- financieel

- grootboekrekeningen (Fgrb)

- dagboeken (Fdag)

- kostenplaatsen en -groepen (Fkpl)

- kostendragers en -groepen (Fkdr)

- balanscodes en -groepen (Fbal)

- budget-verdeelschema’s (Fbsc)

- facturen en betalingen (Ffac met Ffab)

- btw-codes (Fbtw)

- investeringstukken (Finv)

- investeringsoorten (Fins)

- afschrijfschema’s (Fafs)

- bijdragen (Fbyd)

- bijdragesoorten (Fbys)

- valutacodes (Fval)

- valutakoersen (Fvak)

- betalingen / incasso’s (afwijkend van de standaard) (Fbiv)

- leerlingen (oud), nog t.b.v. de koppeling met IBG)

- leerlinggegevens met volggegevens (Leer + Volg)

- overige basisgegevens niet meer van belang voor ORIfin-gebruikers